Việc lưu trữ hồ sơ giấy tại các tổ chức, doanh nghiệp có nhiều hạn chế như khó tìm kiếm, sử dụng nhiều lao động, cần nhiều không gian lưu trữ. Hơn nữa, trong điều kiện khí hậu nóng ẩm của Việt Nam, nếu bảo quản không tốt, hồ sơ sẽ bị ẩm mốc, xuống cấp, gây ảnh hưởng đến sức khỏe con người và ô nhiễm môi trường.

Trong bối cảnh của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào số hoá và xây dựng cơ sở dữ liệu hiện đại là giải pháp được các tổ chức/doanh nghiệp lựa chọn để đẩy mạnh cải cách, nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ cho khách hàng/người dân được nhanh hơn, tốt hơn, mang lại hiệu quả nhiều hơn cho các bên. Cụ thể ở đây là cần phải biến các kho vật lý lưu trữ hồ sơ bụi bặm và tốn diện tích kia thành “kho lưu trữ ảo” thông qua số hóa, tạo thuận lợi cho việc lưu trữ thông minh hồ sơ dung lượng lớn, quản lý vận hành bảo mật an toàn, truy xuất nhanh, dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ thông tin.

Để đáp ứng yêu cầu đó của các tổ chức/doanh nghiệp, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã phát triển nền tảng số hóa hồ sơ lưu trữ trực tuyến VNPT eDiG. Đây là giải pháp hữu hiệu, với nhiều lợi ích đem lại như tiết kiệm không gian lưu trữ văn bản, tài liệu; giúp việc lưu trữ, truy xuất thông tin mọi lúc mọi nơi; khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu; có bản sao dự phòng các rủi ro xảy ra; khắc phục sự xuống cấp của các tài liệu gốc; bảo đảm an ninh và toàn vẹn của dữ liệu.

VNPT eDiG là hệ thống phần mềm giúp khách hàng chuyển đổi dữ liệu từ dạng hồ sơ giấy thành dữ liệu dạng tín hiệu số, được máy tính hiểu, đọc và lưu trữ vào kho cơ sở dữ liệu của đơn vị. Hệ thống này được triển khai linh hoạt; dễ dàng tích hợp trên cơ sở hiện trạng của khách hàng; giúp tạo nên cơ sở dữ liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, truy cập và khai thác; các đơn vị có thể lập báo cáo thống kê hồ sơ, tổng hợp số liệu cực kỳ nhanh chóng. Quá trình phát triển sản phẩm tuân thủ quy trình sản xuất phần mềm, được xây dựng theo các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm TCVN ISO 9001:2022 và Tiêu chuẩn về an toàn bảo mật thông tin theo TCVN ISO 27001:2015.

VNPT eDiG giúp nhận dạng, bóc tách thông tin văn bản và giảm thiểu thao tác nhân công nhập liệu; quản lý thông tin lưu trữ với công cụ tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. Hệ thống hỗ trợ việc in/đọc theo mã vạch; giúp quản lý việc đăng ký sử dụng/mượn/trả/gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu giấy hay tài liệu trực tuyến nhanh chóng, thuận tiện,… đáp ứng tốt việc triển khai số hóa hồ sơ cho nhiều tập khách hàng khác nhau như sở/ban/ngành, doanh nghiệp, bệnh viện. Ngoài ra, VNPT eDiG có thể đáp ứng việc lưu trữ nhiều cấp độ/các loại hồ sơ - kể cả thông tin hồ sơ chưa được xác định. Hệ thống hiện có 12 phân hệ với 66 nhóm chức năng và hơn 600 tính năng.

Trên thực tế, hệ thống VNPT eDiG được người dùng đánh giá cao với những ưu điểm nổi trội, được thiết kế phù hợp cho bất kỳ hệ thống lưu trữ khác nhau về quy mô, tổ chức, loại hình. Hiện giải pháp đã được triển khai cho nhiều phân tập khách hàng từ trung ương đến địa phương như: Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Trung ương, Trung ương Hội Nông dân Việt Nam, các Văn phòng Tỉnh ủy Hậu Giang và Vĩnh Long; Sở Ngoại vụ Đà Nẵng; các Sở Nội vụ và Thông tin và Truyền thông tỉnh Cao Bằng; các Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Lai Châu, tỉnh Sóc Trăng,… Cùng đó, hệ thống đang được thí điểm sử dụng cho Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Tổng cục Du lịch và Khí tượng thủy văn, Thanh tra Chính phủ, Trung tâm lưu trữ dữ liệu các Sở Nội vụ ở các tỉnh/thành phố, các doanh nghiệp ...

N.P.D (tổng hợp)