Trong thời đại 4.0, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong vào công tác quản lý nhà nước nói chung và trong lĩnh vực khoa học và công nghệ (KH&CN) nói riêng là xu thế tất yếu. Tin học hóa quy trình quản lý sẽ giúp cho việc xử lý thông tin nhanh chóng hơn, chính xác hơn và dễ kiểm soát hơn thay vì quản lý quy trình theo kiểu truyền thống như hiện nay đòi hỏi nhiều nhân lực, tiêu tốn nhiều chi phí, hệ thống quản lý kém hiệu quả. Đánh giá tổ chức KH&CN là công tác phục vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực KH&CN.

Công tác đánh giá đã được quy định cụ thể tại các Điều 16, 17 và 18 Luật KH&CN 2013. Mục đích đánh giá tổ chức KH&CN được quy định trong khoản 2 Điều 16 của Luật KH&CN. Trên cơ sở đó, Bộ KH&CN đã ban hành Thông tư số 38/2014/TT-BKHCN ngày 16/12/2014 quy định về đánh giá tổ chức KH&CN, trong đó hướng dẫn việc thực hiện đánh giá tổ chức NC&PT theo quy trình, phương pháp và tiêu chí rõ ràng. Thông tư này cũng quy định rõ tần suất đánh giá. Trong một số trường hợp đặc biệt, việc đánh giá từ bên ngoài sẽ được thực hiện theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Ngày 10/12/2019, Bộ KH&CN đã ban hành Thông tư 18/2019/TTBKHCN quy định về đánh giá hoạt động và chất lượng dịch vụ của tổ chức sự nghiệp công lập trong lĩnh vực KH&CN. Thông tư này thay thế Thông tư số 38/2014/TT-BKHCN ngày 16/12/2014 của Bộ KH&CN. Về tần suất đánh giá, Điều 4 quy định Việc đánh giá được thực hiện 5 năm một lần hoặc theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền để phục vụ quản lý nhà nước và phải được thực hiện bởi các tổ chức có chức năng, nhiệm vụ đánh giá KH&CN, do Bộ KH&CN lựa chọn, quyết định.

Như vậy, đã có hành lang pháp lý cơ bản để thực hiện việc đánh giá các tổ chức KH&CN công lập trong toàn hệ thống tổ chức KH&CN; đã có phương pháp luận đánh giá phù hợp; và thấy rõ tính cấp thiết phải đánh giá tổ chức KH&CN trên diện rộng. Tuy nhiên, qua triển khai công tác đánh giá thực tế của Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ có thể thấy, việc thu thập thông tin của các nhiệm vụ đánh giá thực tế gặp nhiều khó khăn. Nguyên nhân do, thứ nhất, chưa có văn bản quy phạm pháp luật quy định trách nhiệm cung cấp thông tin của tổ chức KH&CN, do vậy, kết quả thu thập thông tin hoàn toàn phụ thuộc vào mức độ hợp tác của tổ chức. Tuy đã có Cơ sở dữ liệu quốc gia về tổ chức KH&CN do Cục Thông tin KH&CN quốc gia quản lý nhưng thông tin không đủ để phục vụ công tác đánh giá tổ chức KH&CN. Thứ hai, do công tác lưu trữ thông tin của tổ chức KH&CN chưa bài bản nên để lấy thông tin, đặc biệt thông tin đã qua, tổ chức KH&CN mất nhiều thời gian thu thập, tổng hợp, chuẩn hóa thông tin để cung cấp. Thêm vào đó, các công đoạn đánh giá như nhập/phân tích dữ liệu, lập báo cáo đánh giá,… đang được thực hiện thủ công, chưa được tin học hóa nên tốn rất nhiều thời gian, công sức. Do vậy, quy mô đánh giá chưa được rộng, kết quả đánh giá chưa phục vụ hiệu quả, kịp thời công tác quản lý của Bộ KH&CN.

Để khắc phục hiện trạng trên, ThS. Phạm Quỳnh Anh cùng các cộng sự tại Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ, Bộ KH&CN, đã thực hiện đề tài: “Nghiên cứu xây dựng khung cơ sở dữ liệu hình thành phần mềm phục vụ công tác đánh giá tổ chức KH&CN công lập ở Việt Nam” nhằm hoàn thiện quy định về thu thập và xử lý thông tin về tổ chức KH&CN công lập để hình thành cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá tổ chức KH&CN công lập. Sản phẩm của nhiệm vụ là khung cơ sở dữ liệu và phần mềm phục vụ công tác đánh giá tổ chức KH&CN công lập và đề xuất sửa đổi quy định pháp luật liên quan đến quy định việc cung cấp thông tin của tổ chức KH&CN phục vụ công tác đánh giá.

Từ những kết quả thu được, đề tài đưa ra kết luận như sau:

Trước khi có cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý, công đoạn điều tra, thu thập, phân tích dữ liệu, lập báo cáo đánh giá,… đang được thực hiện thủ công, chưa được tin học hóa nên tốn rất nhiều thời gian, chi phí. Do vậy, qui mô điều tra, đánh giá tổ chức KH&CN sẽ không được đồng bộ, toàn diện, không thể hiện thực hóa các mục đích đánh giá, phục vụ hiệu quả, kịp thời công tác quản lý của Bộ KH&CN. Để khắc phục hiện trạng trên, tác giả và nhóm nghiên cứu đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đánh giá thông qua xây dựng cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý phục vụ công tác đánh giá tổ chức KH&CN công lập ở Việt Nam. Đây là Cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu phục vụ công tác đánh giá đầu tiên ở Việt Nam, sẽ là công cụ hỗ trợ phục vụ hiệu quả hơn công tác quản lý của Bộ KH&CN, đặc biệt để triển khai Thông tư 18/2019/TT-BKHCN và tiến tới hiện thực hóa các mục đích đánh giá tổ chức KH&CN được quy định trong khoản 2 Điều 16 của Luật KH&CN 2013.

Cơ sở dữ liệu và phần mềm đã được xây dựng và kiểm thử, hồ sơ thông tin của tổ chức đã được nhập trực tuyến vào cơ sở dữ liệu. Các chức năng của phần mềm được đảm bảo, đáp ứng được yêu cầu đặt ra.

Quy trình thu thập dữ liệu, đánh giá tổ chức KH&CN đã được tin học hóa một cách tối đa, mọi thông tin phục vụ công tác đánh giá tổ chức KH&CN được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, thuận lợi cho việc tìm kiếm, kết xuất thông tin. Các nguồn lực sẽ được tiết kiệm do việc nhập dữ liệu logic, được tối ưu hóa, báo cáo tổng hợp, phân tích được hệ thống xây dựng tự động theo định dạng cho trước. Cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý sẽ đem lại lợi ích cho các đối tượng liên quan đến công tác đánh giá tổ chức KH&CN, cụ thể:

- Đối với Nhà quản lý, nhà hoạch định chính sách: sẽ có bức tranh tổng thể hơn về hiệu quả hoạt động của tổ chức KH&CN công lập, từ đó có cơ sở để đưa ra các quyết sách phù hợp.

- Đối với Tổ chức đánh giá: thông tin sẽ được tổ chức KH&CN cập nhật trực tuyến định kỳ, tính hiệu lực của thông tin được đảm bảo, tạo cơ sở cho công tác đánh giá được triển khai đồng bộ, trên quy mô lớn, kết quả đánh giá sẽ phục vụ kịp thời công tác quản lý của Bộ.

- Đối với Tổ chức KH&CN: được cung cấp thông tin tài khoản và mật khẩu để vào hệ thống nhập dữ liệu hoạt động KH&CN của tổ chức. Các hướng dẫn đánh giá được hỗ trợ trực tuyến, thuận tiện cho tổ chức tự đánh giá. Việc cung cấp số liệu hàng năm trực tuyến sẽ giúp tổ chức KH&CN tiết kiệm thời gian, nguồn lực. Số liệu được quản lý trong cơ sở dữ liệu, được thống kê đầy đủ khi có yêu cầu.

- Đối với Chuyên gia đánh giá: được cung cấp thông tin tài khoản và mật khẩu để chuyên gia vào xem hồ sơ thông tin của tổ chức KH&CN được đánh giá trên hệ thống. Mọi hỗ trợ, hồ sơ được cung cấp trực tuyến, đem lại thuận tiện cho chuyên gia khi thực hiện đánh giá.

Dự thảo Kế hoạch triển khai Thông tư số 18/2019/TT-BKHCN ngày 10/12/2019 của Bộ trưởng KH&CN quy định về đánh giá hoạt động và chất lượng dịch vụ của tổ chức sự nghiệp công lập trong lĩnh vực KH&CN đã được Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ và Vụ Pháp chế đồng trình lên Lãnh đạo Bộ. Ngày 17/09/2020, Bộ KH&CN đã ký Quyết định số 2584/QĐ-BKHCN ban hành Kế hoạch triển khai Thông tư số 18/2019/TT-BKHCN ngày 10/12/2019 của Bộ trưởng Bộ KH&CN quy định về đánh giá hoạt động và chất lượng dịch vụ của tổ chức sự nghiệp công lập trong lĩnh vực KH&CN.

Đề tài khuyến nghị Bộ KH&CN giao cho Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng về quản lý/ triển khai CSDL và phần mềm quản lý phục vụ đánh giá tổ chức KH&CN công lập. Định kỳ đặt hàng Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ đánh giá tổ chức KH&CN để phục vụ thiết thực công tác quản lý của Bộ.

Có thể tìm đọc toàn văn Báo cáo kết quả nghiên cứu của Đề tài (Mã số 23419/2022) tại Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia.

P.T.T (NASATI)